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Rédiger et diffuser son dossier de presse, le guide pratique

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Existe-t-il quelqu’un de mieux placé que vous-même pour parler de votre entreprise ? Avant toutes choses il convient d’établir ce qu’est un dossier de presse. En effet, il est bon de savoir que le dossier de presse se veut plus complet qu’un communiqué de presse, cela étant notamment dû à leurs longueurs respectives, bien qu’ils soient tous deux destinés aux journalistes.

« There is only one thing in the world worse than being talked about, and that is not being talked about“ – Oscar Wilde, Le Portrait de Dorian Gray [1]

Mais qu’est-ce qu’un dossier de presse? Il s’agit d’énoncer, sous la forme d’un dossier construit et de manière claire, précise et agréable à lire, l’évènement d’une entreprise. La rédaction d’un dossier de presse a une double vocation. En effet, il sert aussi bien aux médias, puisqu’ils les informent sur la société, qu’à l’entreprise elle-même car cela lui permet de synthétiser, dans un même élément, toutes les informations relatives à l’entreprise – que ce soit son histoire, la présentation de l’entrepreneur, ainsi que le sujet principal abordé par le dossier de presse -.

Il est important de savoir qu’il est nécessaire d’actualiser fréquemment un dossier de presse. Tout comme il faut que son contenu soit factuel, les informations contenues dans ce dossier doivent donc pouvoir être vérifiées.

Mais à quoi doit répondre un dossier de presse ?

Un dossier de presse, tout comme un communiqué de presse est régi par la règle des 5W[2]. Cette règle repose sur cinq questions primordiales :

  • Why ? / Pourquoi ? : Quels sont les objectifs de la communication ?
  • Who ? / Qui ? : Quelles en est la cible ? Les médias, le public et les professionnels, les collectivités, les actionnaires mais aussi l’annonceur.
  • What ? / Quoi ? Quel message veut-on faire passer ?
  • When ? / Quand ? Ici, il faut définir la période qui nous semble la plus pertinente pour communiquer, tout comme il faut tenir compte de la saisonnalité de certains produits.
  • How much ? / Combien ? Il s’agit là d’une estimation de coût pour la mise en place des outils de communication, ainsi que pour leur évaluation.

Une fois ces cinq questions posées, il convient de regrouper l’ensemble des informations dont on a besoin pour commencer la rédaction de son dossier de presse.

Comment rédiger son dossier de presse ?

Outre la nécessité de synthèse et de clarté, il convient d’utiliser un ton positif lors de la rédaction du dossier de presse, afin de ne pas véhiculer une mauvaise image de l’entreprise. Toutefois, il est nécessaire de se méfier du ton employé, étant donné qu’il n’a pas la vocation d’être une plaquette publicitaire.

La forme d’un dossier de presse en elle-même reste toujours la même. En effet, son articulation repose sur :

  • Une page de garde représentative de son entreprise. Elle doit comprendre le nom, le logo, le slogan et une photo,
  • Un sommaire du dossier de presse, afin de permettre aux journalistes d’entrevoir le fond de votre dossier de presse, son message,
  • Un historique de l’entreprise, avec l’ensemble des chiffres et des dates clés qui montrent ce qu’elle est devenue aujourd’hui,
  • Une présentation du chef d’entreprise, avec un détail de ses études, de son parcours, de ses choix et les raisons qui l’ont poussé à créer son entreprise,
  • La présentation du sujet principal de votre dossier de presse, avec les articles déjà parus s’ils existent, les services proposés par l’entreprise, ses idées innovantes, etc.
  • Le contact presse, soit les coordonnées de l’entreprise, la situation géographique, ainsi que les coordonnées des contacts que les journalistes doivent pouvoir joindre pour les questions éventuelles.

En ce qui concerne la diffusion du dossier de presse, il est bon de savoir qu’elle se fait généralement par voie informatique. Toutefois, il est aussi possible d’envoyer votre dossier de presse par voie postale, mais alors il ne faut pas oublier de le relier afin d’éviter toutes pertes de contenu.

La diffusion passe également par la création d’un « fichier presse », structuré et précis, qui rassemble l’ensemble des contacts des journalistes belges susceptibles d’écrire un article sur votre entreprise et votre évènement. La création de cet outil peut se faire en interne, en effectuant des recherches notamment sur le site internet des médias, ou dans les magazines pour trouver les contacts (numéros de téléphones, adresses mails, noms, etc.). Il vous est possible d’utiliser un annuaire professionnel pour trouver les informations que vous recherchez, tout comme vous pouvez contacter directement la rédaction des journaux et magazines qui vous intéressent, pour obtenir l’ensemble des contacts pertinents.

La rédaction et la diffusion d’un dossier de presse, tout comme celle d’un communiqué de presse peut se faire en interne. Toutefois, si vous estimez ne pas avoir un personnel complètement qualifié pour effectuer ces tâches il est préférable de confier la réalisation de ces services à des individus qualifiés et spécialistes de ce domaine.

En matière de relations presses et publiques il est nécessaire de s’adresser à un attaché de presse, spécialisé dans votre secteur d’activité ou qui se veut être généraliste (il sait parler de tous les sujets). Le rôle principal d’un attaché de presse est de transformer votre communication en information, d’augmenter votre notoriété, tout comme de faire le lien entre votre marque et les médias. Il représente ainsi votre porte-parole ainsi que votre intermédiaire, tout comme celui des journalistes et des médias. De même, vous pouvez également faire appel à une agence de communication, qui dispose d’un concepteur-rédacteur, qui saura rédiger et diffuser, elle aussi, vos documents auprès d’un réseau spécialisé et identifié.

L’important, selon le choix que vous privilégiez, est que votre communication soit efficace et positive.

Aujourd’hui, les relations presses prennent de plus en plus de place dans les stratégies de communication globale.

Le monde d’aujourd’hui étant de plus en plus marqué par l’univers du 2.0, il est nécessaire de diversifier ses sources, de travailler avec l’immédiateté et l’interactivité (avec les « consom’acteurs »). La communication n’est plus restreinte aux médias et aux journalistes connus mais s’élargit, à présent, aux internautes (blogers, youtubers, etc.)

Conseils pratiques :

  • N’oubliez pas de paginer le document, afin de facilité la tâche du journaliste,
  • Ne dépassez pas les dix pages,
  • Transmettez toujours votre dossier de presse au format PDF, afin qu’il soit intouchable par un tiers et que votre présentation ne se modifie pas au cours de l’envoi,
  • N’oubliez surtout pas les coordonnées exactes du contact presse, afin d’éviter un désintérêt de la part des journalistes s’ils ont des questions.

[1]« Il n’y a qu’une chose au monde pire que la renommée, (et) c’est de ne pas en avoir »

[2]5Q en français

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